Bewegingen die een subsidie willen ontvangen tijdens een nieuwe beleidsperiode moeten een beleidsplan indienen. Een speciaal bijeengeroepen adviescommissie beoordeelt de beleidsplannen op hun inhoud en kwaliteit. De adviescommissie betrekt in haar advies ook de realiteitswaarde van de financiële raming in de subsidieaanvraag.
Rekening houdend met de beoordeling van de adviescommissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier. De administratie bezorgt dit voorontwerp van beslissing aan de aanvragende beweging. De beweging kan hierop een verhaal indienen, dat weer door de adviescommissie behandeld wordt. Tijdens de verhaalprocedure krijgt de aanvrager de mogelijkheid om zijn eigen dossier mondeling toe te lichten bij de adviescommissie.
Op basis van deze procedure bereidt de administratie uiteindelijk een ontwerp van beslissing voor de minister voor en bezorgt het volledige dossier aan de minister. De minister beslist finaal over de grootte van de subsidie-enveloppe.
Voor de samenstelling van die adviescommissie stelt de administratie een lijst op met achttien namen. Uit die lijst benoemt de Vlaamse Regering een voorzitter, een ondervoorzitter en maximaal zeven leden. De Sectorraad Sociaal-Cultureel Werk wordt vooraf uitgenodigd om een advies uit te brengen over het profiel van de leden van de adviescommissie.
Lidmaatschap van de adviescommissie is niet combineerbaar met lidmaatschap van de Sectorraad Sociaal-Cultureel Werk. Evenmin kunnen bestuursleden of personeelsleden van een organisatie die op basis van de beoordeling door de adviescommissie een beroep doet op subsidies, deel uitmaken van die adviescommissie. Lidmaatschap van de adviescommissie is evenmin combineerbaar met een politiek mandaat.
Een lidmaatschap beperkt zich tot twee beleidsperiodes. Bij elke beleidsperiode wordt minstens de helft van de leden vervangen.